Tietosuojaseloste - ROSES24.FI

ROSES24.FI:n tietosuojakäytäntö

1. Yleiset

Tämä tietosuojakäytäntö (jäljempänä Käytäntö) kuvaa ROSES24.FI-verkkosivuston ja ROSES24.FI-verkkokaupan asiakkaiden ja vierailijoiden henkilötietojen käsittelyä. Käytäntö on laadittu asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus, GDPR) ja Suomen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Pyrimme suojelemaan asiakkaidemme yksityisyyttä ja henkilötietoja noudattaen kaikkia sovellettavia vaatimuksia.

2. Henkilötietojen rekisterinpitäjä

Henkilötietojen rekisterinpitäjä ROSES24.FI-verkkokaupassa ja myymälässä käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjä (käsittelijä) on ROSES24SUOMI OY, rekisteröity Suomessa (rekisteröintinumero: 3400085-4, osoite: Atlantinkatu 14, 00180 Helsinki, Suomi). ROSES24SUOMI OY:n yhteystiedot: puh. +358 942 727 622, sähköposti: [email protected].

ROSES24SUOMI OY siirtää maksujen suorittamiseen tarvittavat henkilötiedot valtuutetulle kumppanilleen Montonio Finance UAB:lle (maksupalvelujen tarjoaja).

3. Käsiteltävien henkilötietojen luokat

Käsittelemme erilaisia henkilötietojen luokkia, jotka olet antanut tai jotka olemme keränneet sinulta ROSES24.FI-palveluiden käytön yhteydessä. Näitä tietoja ovat:

Tunnistetiedot ja yhteystiedot: asiakkaan etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä toimitusosoite.
Tilitiedot: tilin rekisteröinnin yhteydessä annetut tiedot (esim. käyttäjätunnus, salasana – säilytetään salatussa muodossa).
Maksutiedot: pankkitilin tai maksukortin numero (verkkomaksujen yhteydessä), jotka ovat tarpeen maksujen käsittelyä ja hyvitysten palauttamista varten.
Ostotiedot: tilaus- ja ostohistoria ROSES24.FI-palvelussa (tilauspäivät, ostetut tuotteet tai palvelut, summat ja maksutapa).
Asiakastuen tiedot: asiakaspalveluun toimitetut tiedot (tuotteita ja palveluita koskevat kysymykset, valitukset, palautteet), mukaan lukien asiakkaan kanssa käydyt puhelinkeskustelut (jos nauhoittamiseen on annettu suostumus).
Tiedot toiminnasta verkkosivustolla: tekninen tieto verkkosivuston käytöstä (IP-osoite, evästeet ja muut verkko-tunnisteet, selaimen ja laitteen tiedot sekä käyttäjän navigointitoiminnot verkkosivustolla).
Audio-/videovalvontatiedot: videokuva ja äänitallenteet, jotka videovalvontajärjestelmä tallentaa äänitoiminnolla, kun vierailet fyysisessä myymälässämme osoitteessa Atlantinkatu 14, 00180 Helsinki, Suomi (tallenteet myymälän valvontakameroista).

Kaikki luetellut tiedot katsotaan luottamuksellisiksi ja niitä käsitellään tiukasti tämän politiikan mukaisesti.

4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja kerätään ja käytetään tiukasti määriteltyihin ja laillisiin tarkoituksiin. Alla on lueteltu tarkoitukset, joihin ROSES24.FI käsittelee tietojasi, sekä vastaavat oikeusperusteet GDPR:n mukaisesti:

Tilauksien käsittely ja toimittaminen: käsittelemme henkilötietojasi tilausten vastaanottamiseksi ja toimittamiseksi, toimitusten järjestämiseksi, laskutuksen tekemiseksi, maksujen vastaanottamiseksi sekä tilausten tilasta tiedottamiseksi. Oikeusperusta: asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen täyttäminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
Asiakastuen tarjoaminen: vastaamme kyselyihin ja yhteydenottoihin, ratkaisemme tuotteisiin tai palveluihin liittyviä kysymyksiä, käsittelemme palautukset ja reklamaatiot käyttämällä yhteystietojasi ja tilaustietojasi. Oikeusperusta: asiakassopimuksen täyttäminen ja tietyissä tapauksissa oikeutettu etumme (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) tarjota asianmukaista palvelua.
Palvelun personointi ja parantaminen: voimme käsitellä ostohistoriaa ja vuorovaikutusta kanssamme (esim. mitä tuotteita olet aiemmin tilannut) tarjotaksemme sinulle relevantteja tuotteita, henkilökohtaista palvelua ja parantaa palvelun laatua. Erityisesti puhelimitse otettaessa yhteyttä voimme tunnistaa sinut etukäteen puhelinnumerosi perusteella (katso automaattista tunnistamista koskeva kohta alla) ja ottaa huomioon ostohistoriasi. Oikeusperusta: ROSES24.FI:n oikeutettu etu parantaa palvelun laatua ja tarjota asiakkaille ajankohtaisia tuotteita (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Puhelinkeskustelujen tallentaminen laadunvalvontaa varten: jos annat suostumuksesi, puhelinkeskustelumme voidaan tallentaa (katso lisätietoja alla olevasta kohdasta) työntekijöiden työn laadunvalvontaa, henkilöstön koulutusta ja asiakkaan kanssa tehtyjen sopimusten todisteiden säilyttämistä varten. Oikeusperusta: nimenomainen suostumuksesi (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).
Toimitus ja logistiikka: toimitusosoitteen ja yhteystietojen käsittely tapahtuu niiden välittämiseksi kuriiripalveluille ja tilattujen tuotteiden toimittamiseksi. Oikeusperusta: sopimuksen täyttäminen (toimitus on osa myyntisopimuksen mukaista palvelua).
Maksujen käsittely ja hyvitykset: tarvittavat maksutiedot (esim. maksukorttitiedot, ostosumma) välitetään maksujärjestelmään maksun suorittamista varten; pankkitiliä käytetään hyvityksen suorittamiseen, jos tilaus peruutetaan tai tuote palautetaan. Oikeusperusta: sopimuksen täyttäminen; kirjanpitovelvollisuuden osalta – lakisääteinen velvollisuus (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Markkinointiviestit: suostumuksellasi käytämme sähköpostiosoitetta ja/tai puhelinnumeroa mainos- ja tiedotusviestien lähettämiseen tuotteistamme ja tarjouksistamme. Oikeusperusta: asiakkaan suostumus suoramarkkinointiin (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Voit kieltäytyä tällaisista viesteistä milloin tahansa (katso suoramarkkinointia koskeva kohta alla).
Sivuston ylläpito ja turvallisuus: teknisiä tietoja (IP-osoite, evästeet jne.) käytetään verkkokauppamme toimintojen tarjoamiseen tietoyhteiskunnan palveluna, mieltymystesi tallentamiseen (esim. ostoskorin sisältö) sekä sivuston suojaamiseen ja petosten estämiseen. Oikeusperusta: yrityksen oikeutettu etu varmistaa verkkosivuston toimivuus, turvallisuus ja käyttäjäystävällisyys (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Epäolennaisten evästeiden osalta pyydämme suostumuksesi lain vaatimusten mukaisesti.
Videovalvonta myymälässä (turvallisuus): videotallennus ja äänitallennus myymälässämme tapahtuu rikosten ehkäisemiseksi, asiakkaiden ja työntekijöiden turvallisuuden varmistamiseksi sekä mahdollisten riitatapausten (esim. palvelutapahtumien) ratkaisemiseksi. Oikeusperusta: ROSES24.FI:n oikeutettu etu suojata omaisuutta, henkeä ja terveyttä (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) ja turvallisuusvelvoitteiden täyttäminen.
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen: tietyissä tapauksissa käsittelemme ja luovutamme tietojasi, kun laki sitä vaatii. Esimerkiksi tallennamme tietoja verotusta ja kirjanpitoa varten ja luovutamme tietoja perustellusta pyynnöstä viranomaisille (veroviranomaiset, lainvalvontaviranomaiset). Oikeusperusta: lakisääteisen velvoitteen täyttäminen (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
Yhtiön oikeutettujen etujen suojaaminen: tarvittaessa voimme käsitellä henkilötietoja oikeudellisten vaatimusten vahvistamiseksi, toteuttamiseksi tai puolustamiseksi (esimerkiksi oikeudenkäynnin tai riidan käsittely). Oikeusperusta: oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) oikeuksiemme suojaamiseksi.

Emme tee sinua koskevia merkittäviä päätöksiä ilman ihmisen osallistumista (mukaan lukien profilointi), lukuun ottamatta suoramarkkinointia, kuten alla on kuvattu, ja palvelun personointia (joka ei vaikuta merkittävästi asiakkaiden oikeuksiin).

5. Puhelinkeskustelujen tallentaminen

Huolehdimme palvelun laadusta, joten asiakkaiden puhelut ROSES24.FI:lle (esimerkiksi asiakaspalveluumme) voidaan nauhoittaa. Puhelun alussa sinulle ilmoitetaan aina, että puhelu nauhoitetaan, ja sinulta pyydetään suostumus. Puheluita nauhoitetaan vain asiakkaan suostumuksella.

Puhelinkeskustelujen tallennuksen tarkoitukset: operaattoreiden ja työntekijöiden työn laadunvalvonta, henkilöstön koulutus sekä asiakkaan kanssa tehtyjen sopimusten sisällön säilyttäminen (esim. tilauksen tai toimitusosoitteen vahvistaminen) mahdollisten riitatapausten ratkaisemiseksi. Tallenteita ei käytetä muihin tarkoituksiin eikä luovuteta kolmansille osapuolille, paitsi laissa nimenomaisesti säädetyissä tapauksissa (esim. lainvalvontaviranomaisten pyynnöstä).

Oikeusperusta: rekisteröidyn suostumus (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Jos et suostu tallennukseen, voit lopettaa puhelun tai käyttää vaihtoehtoisia yhteydenottotapoja (esim. lähettämällä meille sähköpostia).

Puhelujen tallennusten säilytysaika: puhelinkeskustelujen äänitallenteet säilytetään enintään 1 vuoden ajan puhelun soittamisesta, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti, ellei pidempään säilyttämiselle ole laillista perustetta (esim. jos tallenne tarvitaan valituksen tutkimista tai oikeudenkäyntiä varten).

Pääsy tallenteisiin: vain ROSES24.FI:n valtuutetut työntekijät (esim. palvelun laatupäälliköt) ovat oikeutettuja kuuntelemaan ja käsittelemään keskustelutallenteita. Nämä työntekijät ovat velvollisia noudattamaan luottamuksellisuutta. Tarvittaessa (esimerkiksi asiakkaan kanssa syntyneen riidan ratkaisemiseksi) keskustelun tallenne voidaan käyttää yrityksen sisäisissä palveluissa. Äänitallenteen luovuttaminen kolmansille osapuolille on sallittua vain laissa säädetyissä tapauksissa (esimerkiksi poliisille virallisesta pyynnöstä).

6. Automaattinen tunnistaminen puhelinnumeron perusteella

Palvelun mukavuuden ja yksilöllisyyden parantamiseksi käytämme asiakkaan soittaessa automaattista soittajan tunnistusta. Tämä tarkoittaa, että kun soitat meille profiilissasi ilmoittamasta tai aiemmin tilauksissa käyttämästäsi puhelinnumerosta, järjestelmämme tunnistaa numerosi ja yhdistää sen käyttäjätunnukseesi tai tilaushistoriaasi.

Automaattisen tunnistamisen tarkoitus: nopeuttaa ja helpottaa palvelua. Tunnistamisen ansiosta asiakaspalvelijat voivat heti puhutella sinua nimellä ja nähdä tiedot aiemmista tilauksistasi tai yhteydenotoistasi. Tämä auttaa meitä ratkaisemaan kysymyksesi nopeammin ja tarjoamaan henkilökohtaisempaa apua.

Oikeusperusta: tämä käsittelytapa perustuu ROSES24.FI:n oikeutettuun etuun (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) – pyrimme parantamaan palvelun tehokkuutta ja asiakastyytyväisyyttä. Automaattisen tunnistamisen käyttö ei rajoita oikeuksiasi: olet jo aiemmin antanut puhelinnumerosi, ja sitä käytetään yksinomaan sinun eduksesi, kun otat yhteyttä asiakaspalveluun.

Jos et halua, että puhelusi tunnistetaan automaattisesti, voit käyttää toista tapaa ottaa meihin yhteyttä tai pyytää, että pyyntösi käsitellään ilman viittausta aiempaan historiaan (tällöin asiakaspalvelija voi esittää sinulle tarkentavia kysymyksiä tunnistamista varten manuaalisesti).

7. Evästeet ja verkkosivuston tiedot

Verkkosivustomme käyttää evästeitä ja vastaavia tekniikoita varmistaakseen toimintansa, käyttömukavuuden ja tilastojen keräämisen. Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka tallennetaan selaimeesi ja joiden avulla sinut voidaan tunnistaa, kun vierailet sivustolla uudelleen, ja tallentaa tietyt asetukset.

Toiminnalliset ja pakolliset evästeet: välttämättömiä sivuston toiminnalle (esim. ostoskorin sisällön tallentaminen, sisäänkirjautuminen tilille, kielen valinta). Niihin liittyvien tietojen käsittely perustuu lailliseen etuumme tarjota pyytämäsi verkkopalvelu. Nämä evästeet asennetaan automaattisesti, ja ilman niitä sivusto ei välttämättä toimi oikein.
Analyyttiset ja suosikkievästeet: käytetään keräämään nimettömiä tilastotietoja sivuston käytöstä (kävijöiden sivut, käyttäjien toimet) ja muistamaan mieltymyksesi. Nämä evästeet auttavat meitä parantamaan sivustoamme ja valikoimaamme. Lain edellyttämissä tapauksissa pyydämme suostumuksesi analyyttisten evästeiden käyttöön (esimerkiksi sivuston bannerilla). Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa tyhjentämällä evästeet selaimessasi tai muuttamalla evästeasetuksia verkkosivustollamme.
Markkinointievästeet: tällä hetkellä verkkosivustollamme ei käytetä kolmannen osapuolen mainonnan seurantatekniikoita ilman sinun tietämystäsi. Jos tällaisia tekniikoita otetaan käyttöön, varmistamme, että saat etukäteen suostumuksesi.

Kun vierailet ROSES24.FI-sivustolla, voimme kerätä seuraavia tietoja verkkokäynnistäsi: laitteesi IP-osoite ja verkko-tunnisteet, päivämäärä ja kellonaika, tiedot selaimesta ja käyttöjärjestelmästä, pyydetyn sivun osoite ja edellinen sivu (viittaaja). Nämä tiedot säilytetään palvelimen lokitiedostoissa rajoitetun ajan (yleensä enintään 1 vuosi) ja niitä käytetään turvallisuuden varmistamiseen ja mahdollisten tapahtumien (esim. hakkerointiyritysten) tutkimiseen. Tällaisen käsittelyn oikeusperusteena on laillinen etumme suojata sivuston eheys ja estää väärinkäytökset.

Lisätietoja evästeiden käytöstä on [evästekäytännössä](jos yrityksellä on erillinen asiakirja, tähän lisätään linkki; muussa tapauksessa tämä käytäntö kattaa tärkeimmät seikat).

8. Videovalvonta myymälässä

Turvallisuuden varmistamiseksi fyysisessä myymälässämme ROSES24.FI osoitteessa Atlantinkatu 14, 00180 Helsinki, Suomi, suoritetaan jatkuvaa videovalvontaa äänitallennuksella. Kamerat on asennettu näkyville, ja niiden toiminta-alueelle saapuvat vierailijat saavat siitä tiedon asianmukaisilla kylteillä/tarroilla.

Videovalvonnan tarkoitukset: yrityksen omaisuuden suojaaminen, varkauksien ja muiden laittomien toimien estäminen, työntekijöidemme ja vierailijoidemme turvallisuuden varmistaminen sekä mahdollisten asiakaspalvelutilanteissa tapahtuvien tapahtumien tai konfliktien olosuhteiden tallentaminen. Äänitallenne auttaa palauttamaan tarkasti tapahtumien ja keskustelujen kulun, jotka liittyvät esimerkiksi kassapalveluun, riitatapauksissa.

Videovalvontatiedot sisältävät videokuvan ja äänen (keskustelut ja äänet) kameran kuvausalueella. Nämä tiedot ovat henkilötietoja, koska ne voivat sisältää vierailijan kasvokuvan ja äänen, joiden avulla henkilö voidaan tunnistaa epäsuorasti.

Videovalvontajärjestelmän tietojen käsittely tapahtuu seuraavasti:

Tietojen valvoja: ONE MANAGEMENT OÜ (ROSES24.FI) on operaattori, joka määrittelee kameranauhojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Videovalvontajärjestelmään pääsevät vain ROSES24.FI:n valtuutetut työntekijät.
Oikeusperusta: yrityksen oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta) – turvallisuuden varmistaminen, vahinkojen ehkäiseminen ja oikeuksien suojaaminen onnettomuustapauksissa. Tarvittaessa videotallenteita voidaan käyttää myös lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi (esim. siirtämällä ne poliisille rikoksen tutkintaa varten).
Tallenteiden säilytysaika: videotallenteet (mukaan lukien äänitallenteet) säilytetään enintään 7 päivää, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti tai korvataan uusilla tiedoilla, ellei pidempää säilytystä ole tarpeen. Jos tapahtuu tapaus (esim. varkaus, onnettomuus, riita), kyseinen tallenne voidaan erottaa ja tallentaa tilanteen ratkaisemiseen tai toimittamiseen toimivaltaisille viranomaisille asti. Tällaiset erotetut tallenteet säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen mainittuja tarkoituksia varten (esim. tutkinnan tai oikeudenkäynnin ajan), minkä jälkeen ne poistetaan.
Pääsy tallenteisiin: videotallenteita saa katsella ja käyttää vain rajoitettu joukko valtuutettuja työntekijöitä (esim. turvallisuushenkilöstö tai yrityksen johto). Nämä henkilöt ovat vastuussa saamansa tiedon salassapidosta. Onnettomuuden sattuessa videomateriaali voidaan toimittaa viranomaisille (poliisille, työsuojeluviranomaisille jne.) virallisesta pyynnöstä tai käyttää todisteena asiakkaan kanssa syntyneiden riitojen ratkaisemisessa.
Tietojen käyttö: kameranauhoitukset käytetään yksinomaan turvallisuustarkoituksiin ja tapahtumien tutkimiseen. Niitä ei käytetä markkinointi- tai muihin kaupallisiin tarkoituksiin. Emme suorita biometristä tunnistamista tai kasvojentunnistusta videotallenteiden perusteella. Videovalvonta ei myöskään ole tarkoitettu työntekijöidemme työajan seurantaan – sitä käytetään vain edellä mainittuihin tarkoituksiin.

Kaikki videovalvontajärjestelmän avulla saadut tiedot käsitellään henkilötietojen suojaa koskevan lain mukaisesti. Luvaton pääsy näihin tietoihin estetään teknisillä ja organisatorisilla turvatoimenpiteillä.

9. Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

ROSES24.FI kunnioittaa tietojesi luottamuksellisuutta eikä luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille, ellei se ole välttämätöntä palveluidemme tarjoamiseksi tai lain vaatimusten vuoksi. Toimintamme puitteissa tietojasi voidaan luovuttaa seuraaville vastaanottajille (kolmansille osapuolille):

Kuriiri- ja postipalvelut (logistiikka): tilauksesi toimittamiseksi välitämme valitsemallesi toimituspalvelulle tarvittavat tiedot – nimesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi ja toimitusosoitteesi. Kuriiri saa vain tiedot, jotka ovat välttämättömiä paketin toimittamiseksi sinulle. Esimerkkejä tällaisista kumppaneista: posti- ja kuriiripalvelut (Omniva, DPD, DHL jne., riippuen valitusta toimitustavasta).
Maksupalvelujen tarjoajat: tilausten maksujen käsittelyä varten osa tiedoistasi välitetään maksupalvelukumppaneillemme. Erityisesti, kun maksat Montonio Finance -järjestelmän kautta, tarvittavat tiedot (ostosumma, valuutta, tilausnumero, nimesi ja yhteystietosi) välitetään Montonio Finance UAB:lle, joka toimii valtuutettuna maksunkäsittelijänä. Maksutietojesi käsittely tapahtuu Montonion turvallisessa ympäristössä; ROSES24.FI ei saa pääsyä luottamuksellisiin pankkitietoihisi (esim. korttinumeroihin tai salasanoihin). Jos maksat pankkisiirrolla Montonion kautta, sinut ohjataan pankkisi suojatulle sivulle, ja meille palautetaan vain maksuvahvistus.
Pankit ja luottolaitokset: jos valitset maksuaikataulun tai luoton (esim. ESTO-maksuaikataulukumppanin tai toisen pankin kautta), tarvittavat henkilötiedot ja taloudelliset tiedot välitetään kyseiselle rahoituslaitokselle, joka tarjoaa palvelun. Nämä kumppanit toimivat itsenäisesti tietojen valvojina luottokelpoisuuden arvioinnissa, ja niillä on omat tietosuojakäytäntönsä. Me toimitamme vain maksua/luottoa varten tarvittavat tiedot (yleensä nimesi, yhteystietosi, tapahtuman summa).
Tietotekniikkapalvelut: käytämme kolmansia osapuolia verkkosivustomme ylläpitoon, tietojen tallentamiseen ja tietojärjestelmien toiminnan varmistamiseen (esim. palvelin- ja pilvitallennuspalveluita tarjoava yritys, verkkosivustomme kehittäjät ja ylläpitäjät). Nämä yritykset voivat saada pääsyn henkilötietoihin siinä määrin kuin se on tarpeen niiden palvelujen tarjoamiseksi (esimerkiksi tietojen varmuuskopioimiseksi tai teknisten ongelmien ratkaisemiseksi). Kaikki nämä yhteistyökumppanit toimivat niiden kanssa tehtyjen tietosuoja- ja tietojenkäsittelysopimusten (DPA) mukaisesti, jotka velvoittavat niitä suojaamaan tietojasi ja käyttämään niitä vain ROSES24.FI:n ohjeiden mukaisesti.
Ulkopuoliset viestintä- ja markkinointipalvelut: sähköpostien, tekstiviestien tai kanta-asiakasohjelman hallintaan voimme käyttää ulkopuolisia palveluja (esim. SendPulse-postituspalvelu, CRM-järjestelmät, markkinoinnin automaatiopalvelut). Tällöin tietyt asiakkaan yhteystiedot (esim. sähköpostiosoite, puhelinnumero, nimi) tallennetaan ja käsitellään kyseisen palveluntarjoajan järjestelmässä. Teemme tällaisten palveluntarjoajien kanssa tietosuojaa koskevat sopimukset ja tarkistamme niiden GDPR-vaatimustenmukaisuuden. He eivät saa käyttää tietojasi omiin tarkoituksiinsa.
Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut: jos ROSES24.FI:n kirjanpito hoidetaan ulkoisen organisaation tai kirjanpitäjän avulla, heille luovutetaan myyntien ja maksujen kirjanpitoon tarvittavat tiedot (esim. tilitiedot, jotka sisältävät nimesi, osoitteesi, maksusumman, päivämäärän ja tuotteen). Nämä vastaanottajat käsittelevät tietoja lakisääteisten velvoitteidensa (kirjanpidon) täyttämiseksi ja noudattavat tietojen luottamuksellisuutta.
Oikeudelliset neuvonantajat ja perintä: jos syntyy riita, joka vaatii oikeudellista arviointia, tai jos asiakas ei ole täyttänyt taloudellisia velvoitteitaan, voimme luovuttaa asiaankuuluvat tiedot (esim. sopimus, tiedot velasta, asiakkaan yhteystiedot) oikeudellisille edustajillemme tai tarvittaessa perintätoimistolle/asianajajille. Tämä tehdään yksinomaan laillisten etujemme suojaamiseksi tai lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi.
Viranomaiset ja lainvalvontaviranomaiset: luovutamme henkilötietoja viranomaisille vain laissa säädetyissä tapauksissa. Esimerkiksi poliisin virallisesta pyynnöstä petosten tai myymälävarkauksien tutkinnassa toimitamme videovalvontatallenteet; verohallinnon pyynnöstä toimitamme laskut ja myyntitiedot; tietosuojavaltuutetulle toimitamme tietoja tarkastuksen yhteydessä jne. Jokaisessa tapauksessa tarkistamme huolellisesti pyynnön laillisuuden ja toimitamme vain pyydetyt ja lain edellyttämät tiedot.

Jokainen kolmas osapuoli saa vain sen määrän tietoja, joka on tarpeen sen tehtävien suorittamiseksi. Emme myy tai luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille niiden omia markkinointitarkoituksia varten ilman nimenomaista suostumustasi.

Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle (kolmansiin maihin) voi tapahtua vain, jos asianmukainen tietosuojan taso on varmistettu. Jos kumppanimme sijaitsee ETA:n ulkopuolella, varmistamme, että jokin seuraavista GDPR:n mukaisista mekanismeista on käytössä: maalla on Euroopan komission päätös riittävistä tietosuojan tasosta, tai vastaanottajan kanssa on tehty EU:n vakiomuotoiset sopimuslausekkeet, tai vastaanottaja on sertifioitu tunnustetun järjestelmän mukaisesti (esimerkiksi yhdysvaltalaisten yritysten osalta voimassa olevan Data Privacy Framework -järjestelmän tai vastaavien toimenpiteiden mukaisesti). Näin ollen oikeutesi ovat suojattuja kansainvälisessä tiedonsiirrossa.

10. Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden keräämisen tarkoituksen kannalta tai lain mukaan. Säilytysajat vaihtelevat tietoryhmän ja käsittelyn tarkoituksen mukaan:

Tilitiedot: jos luot tilin verkkosivustollemme, henkilötietojasi säilytetään niin kauan kuin tili on aktiivinen. Jos päätät poistaa tilisi, kaikki tilitiedot poistetaan tai anonymisoidaan, lukuun ottamatta tietoja, jotka on säilytettävä lain mukaan (esim. tilaushistoria kirjanpitoa varten) tai jotka ovat tarpeen etujemme suojaamiseksi ratkaisemattomissa riita-asioissa.
Ostohistoria ilman rekisteröitymistä: jos olet tehnyt ostoksia ilman tiliä, tiedot tilauksistasi (ostohistoria) säilytetään järjestelmässämme 3 vuotta ostopäivästä. Tämä on tarpeen toistuvien yhteydenottojen, mahdollisten palautusten, takuutilanteiden ja liiketoiminnan analysoinnin vuoksi. Kolmen vuoden kuluttua nämä tiedot joko poistetaan tai anonymisoidaan, ellei meillä ole muita perusteita niiden säilyttämiselle (esimerkiksi aktiivinen riita).
Kirjeenvaihto ja tukipyynnöt: sähköpostit, chat-viestit ja muu viestintä kanssasi säilytetään niin kauan kuin on tarpeen pyyntösi käsittelyä ja myöhempää yhteydenpitoa varten. Yleensä yhteydenotot säilytetään enintään 3 vuotta, samoin kuin ostohistoria, ellei laki vaadi pidempää säilytysaikaa tai ellei synny riitaa, joka edellyttää pidempää säilytystä. Puhelinkeskustelujen tallenteet (jos niitä on) säilytetään enintään 1 vuoden ajan, kuten edellä on mainittu puhelut-osiossa.
Markkinointitiedot: tiedot antamastasi suostumuksesta uutiskirjeen lähettämiseen (tilaus) ja markkinointiviestien lähettämisestä sinulle säilytetään, kunnes peruutat tilauksen tai peruutat suostumuksesi. Jos kieltäydyt uutiskirjeestä, voimme säilyttää sinusta vähimmäistiedot (esim. sähköpostiosoitteen tilaajaluettelossa) varmistaaksemme, että sinulle ei enää lähetetä viestejä.
Videovalvontatiedot: myymälän kameroiden tallenteet säilytetään enintään 7 päivää, ellei niitä ole poistettu tapahtuman tutkinnan vuoksi – tällöin tietyt tallenteet voidaan säilyttää tutkinnan päättymiseen asti (katso kohta videovalvonta). Tavalliset, asiaankuulumattomat tallenteet poistetaan (korvataan) automaattisesti viikon kuluttua.
Maksu- ja kirjanpitotiedot: kirjanpitodokumenteissa (laskut, tavaralaskut, maksutiedot) olevat henkilötiedot säilytetään Viron kirjanpito- ja verolainsäädännön mukaisesti 7 vuotta sen tilikauden päättymisestä, jona kyseinen tapahtuma on tapahtunut. Esimerkiksi vuoden 2025 ostolasku säilytetään vuoden 2032 loppuun asti. Nämä tiedot voivat sisältää nimesi, yhteystietosi, tiedot ostetuista tuotteista ja summista.
Tiedot riidoista ja tapauksista: jos sinä tai me olemme aloittaneet riidan (esim. tehneet valituksen, aloittaneet oikeudenkäynnin) tai jos on tapahtunut muu tapaus, joka edellyttää henkilötietojen säilyttämistä (esim. puhelunauhoitus tai videotallenne todisteeksi), säilytämme kyseiset tiedot niin kauan kuin on tarpeen ratkaisun saavuttamiseksi. Kun vaatimus tai riita on ratkaistu ja mahdollisten vaatimusten vanhentumisaika on kulunut (sovellettavan lainsäädännön mukaisesti), tiedot poistetaan.

Säilytysajan päätyttyä poistamme henkilötiedot joko lopullisesti tai anonymisoimme ne asianmukaisesti (jotta henkilöllisyyden tunnistaminen on mahdotonta).

11. Käsittelyn turvallisuus

Olemme ottaneet käyttöön tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaaksemme henkilötietojesi turvallisuuden ja suojataksemme ne luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, paljastamiselta tai tuhoamiselta. Nämä toimenpiteet sisältävät:

Turvallinen tietojen säilytys: henkilötietosi säilytetään pääasiassa Euroopan unionin maissa sijaitsevilla palvelimilla. Palvelimet sijaitsevat luotettavissa, turvallisuusvaatimukset täyttävissä datakeskuksissa.
Salaus ja protokollat: ROSES24.FI-verkkosivusto käyttää SSL/TLS-salausta tietojen suojaamiseen siirron aikana (näet lukkosymbolin selaimen osoiterivillä). Tämä estää henkilötietojesi sieppaamisen, kun syötät niitä verkkosivustolle (esim. kirjautumis- tai maksutiedot). Luottamukselliset maksutiedot siirretään luotettujen maksupalveluntarjoajien kautta suojatuilla kanavilla.
Pääsyn valvonta: pääsy henkilötietoihin yrityksen sisällä on rajoitettu tarpeellisuuden periaatteen mukaisesti. Vain ne työntekijät, jotka tarvitsevat tietojasi työtehtäviensä suorittamiseksi (esim. asiakaspalvelu, kirjanpito, IT-järjestelmän ylläpitäjä), pääsevät niihin käsiksi.
Jokainen näistä työntekijöistä on velvollinen noudattamaan salassapitovelvollisuutta. Pääsy erityisen arkaluonteisiin tietoihin (esim. maksutiedot, puhelutiedot, videot) on rajoitettu tiukasti vastuuhenkilöiden piiriin.
Organisaation menettelytavat: yrityksellä on tietosuojakäytännöt ja -ohjeet. Henkilökunnalle järjestetään tietoturva- ja luottamuksellisuuskoulutusta. Työntekijöiden käyttöoikeudet tarkistetaan säännöllisesti.
Valvonta ja testaus: valvomme mahdollisia uhkia ja päivitämme ohjelmistot, käytämme virustorjunta- ja hakkerointisuojausohjelmia. Tarvittaessa käytämme ulkopuolisia asiantuntijoita järjestelmien turvallisuuden auditointiin.
Sopimukset tietojen käsittelijöiden kanssa: kaikki ulkoiset yritykset, jotka käsittelevät tietoja puolestamme (hosting, IT, logistiikka jne.), ovat sopimuksen mukaan velvollisia varmistamaan asianmukaisen tietoturvan, joka sisältää tekniset (suojatut palvelimet, salaus) ja organisatoriset toimenpiteet. Valitsemme kumppanimme huolellisesti ottaen huomioon heidän maineensa ja GDPR-standardien noudattamisen.

Huolellisista toimenpiteistä huolimatta mikään tapa siirtää tietoja internetin kautta tai tallentaa niitä sähköisesti ei voi olla täysin turvallinen. Päivitämme ja parannamme kuitenkin jatkuvasti suojatoimenpiteitämme teknologian kehityksen mukaisesti, jotta tietovuotojen tai luvattoman pääsyn riski olisi mahdollisimman pieni.

Jos epätodennäköinen henkilötietojen vuoto tapahtuu ja se voi vaarantaa oikeuksiasi ja vapauksiasi, toimimme GDPR:n mukaisesti: ilmoitamme asiasta valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetulle) määräajassa ja, jos riski on suuri, ilmoitamme myös sinulle tapahtuneesta ja annamme suosituksia suojautumiseksi.

12. Rekisteröityjen oikeudet

GDPR:n mukaisesti sinulla on useita tärkeitä oikeuksia henkilötietojesi suhteen. ROSES24.FI kunnioittaa näitä oikeuksia ja pyrkii varmistamaan niiden toteutumisen. Tärkeimmät oikeutesi ovat seuraavat:

Oikeus saada tietoa: Teillä on oikeus saada ymmärrettävää ja täydellistä tietoa siitä, mitä henkilötietojanne käsitellään, mihin tarkoitukseen, millä perusteella, kenelle niitä luovutetaan ja kuinka kauan niitä säilytetään. Tämän tietosuojakäytännön tarkoituksena on antaa teille tämä tieto. Jos jokin asia on epäselvä, voitte pyytää meiltä lisätietoja.
Oikeus saada pääsy tietoihin: voit pyytää meiltä vahvistuksen siitä, että käsittelemme henkilötietojasi, sekä kopion tallentamistamme henkilötiedoistasi. Annamme sinulle nämä tiedot maksutta (toistuvista tai kohtuuttomista pyynnöistä voidaan periä kohtuullinen maksu lain sallimissa rajoissa).
Oikaisusoikeus: jos jotkin henkilötietosi ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus vaatia niiden oikaisemista tai täydentämistä. Voit itse muokata perustietojasi ROSES24.FI-sivuston tililläsi. Voit myös ilmoittaa meille tarvittavista oikaisista, ja me teemme ne viipymättä.
Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”): sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietosi, jos niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty, tai jos katsot, että käsittely on lainvastaista, tai jos olet peruuttanut suostumuksesi (ellei käsittelylle ole muita perusteita).
Täytämme tällaisen pyynnön poistamalla tiedot, lukuun ottamatta niitä, jotka meidän on säilytettävä lain mukaan tai oikeudellisten vaatimusten vahvistamiseksi, toteuttamiseksi tai puolustamiseksi. Huomaa, että lakisääteisten velvoitteiden vuoksi emme voi poistaa tietoja aiemmin tehdyistä ostoksista ennen määräaikoja (katso kohta säilytysajat).
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: joissakin tapauksissa voit pyytää, että tietojesi käsittelyä (lukuun ottamatta säilyttämistä) rajoitetaan väliaikaisesti, esimerkiksi jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden tai vastustat käsittelyä (sillä aikaa, kun käsittelemme pyyntöäsi) tai jos käsittely on lainvastaista, mutta et halua tietojen täydellistä poistamista.
Käsittelyn rajoittamisen yhteydessä tietoja ei enää käsitellä, mutta ne säilytetään. Merkitsemme tällaiset tiedot erityisellä tavalla ja varmistamme, että ne eivät ole käytettävissä muihin kuin rajoittamiisi tarkoituksiin.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen: jos tietojesi käsittely tapahtuu automaattisesti suostumuksesi tai kanssasi tehdyn sopimuksen perusteella, sinulla on oikeus saada meiltä nämä tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa (esim. CSV) siirtämistä varten toiselle rekisterinpitäjälle (yritykselle). Voit myös pyytää meitä, jos se on teknisesti mahdollista, siirtämään nämä tiedot suoraan valitsemallesi toiselle yritykselle. Tämä oikeus koskee ennen kaikkea tietoja, jotka olet itse antanut meille (esim. profiilitiedot, tehdyt tilaukset).
Oikeus vastustaa käsittelyä: sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, joka perustuu meidän oikeutettuihin etuihimme (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), mukaan lukien profilointi näillä perusteilla. Tällaisessa tilanteessa meidän on lopetettava käsittely, ellei meillä ole pakottavia oikeutettuja perusteita, jotka ovat painavampia kuin sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai ellei tietoja tarvita oikeudellisten vaateiden perustelemiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Jos tietojasi käytetään suoramarkkinointitarkoituksiin, sinulla on ehdoton oikeus vaatia tällaisen käsittelyn lopettamista milloin tahansa (katso alla).
Oikeus peruuttaa suostumus: kun käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn laillisuuteen. Voit esimerkiksi peruuttaa suostumuksesi uutiskirjeen vastaanottamiseen, jolloin lopetamme sen lähettämisen välittömästi. Tai peruuttaa suostumuksesi puhelinkeskustelujen nauhoittamiseen, jolloin tulevia puheluita ei enää nauhoiteta.
Oikeus olla automaattisen päätöksenteon kohteena: sinulla on oikeus olla automaattisen (ilman ihmisen osallistumista) käsittelyn kohteena, jos tällainen päätös aiheuttaa sinulle oikeudellisia seurauksia tai vaikuttaa sinuun muulla tavalla merkittävästi. Toiminnassamme emme tee tällaisia päätöksiä ilman ihmisen osallistumista. Jos tilanne muuttuu, ilmoitamme siitä sinulle erikseen ja varmistamme sinun oikeutesi ihmisen osallistumiseen.
Oikeus tehdä valitus: jos katsot, että rikomme henkilötietojasi koskevia oikeuksiasi tai GDPR:n vaatimuksia, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (katso yhteystiedot alla). Pyydämme sinua kuitenkin ottamaan ensin yhteyttä meihin – pyrimme selvittämään tilanteen ja ratkaisemaan vaatimuksesi vapaaehtoisesti ja mahdollisimman pian.

Pyrimme vastaamaan kaikkiin laillisiin pyyntöihin viimeistään 1 kuukauden kuluessa niiden vastaanottamisesta. Tätä määräaikaa voidaan pidentää kahdella kuukaudella, jos pyyntö on monimutkainen tai jos pyyntöjä on saatu useita samanaikaisesti. Tällöin ilmoitamme sinulle määräajan pidentämisestä ja viivästyksen syistä.

Oikeuksienne ja tietoturvanne varmistamiseksi saatamme joutua vahvistamaan henkilöllisyytenne (esimerkiksi pyytämällä lisätietoja tai henkilöllisyystodistuksen) – tämä on varotoimenpide, jolla varmistetaan, että henkilötietoja ei luovuteta sivullisille.

Oikeuksienne toteuttaminen on maksutonta. Jos pyyntö on kuitenkin selvästi perusteeton tai kohtuuton (esimerkiksi toistuu useita kertoja), meillä on oikeus joko kieltäytyä sen toteuttamisesta tai periä kohtuullinen maksu ottaen huomioon hallinnolliset kustannukset, jotka aiheutuvat tietojen toimittamisesta tai pyydettyjen toimien toteuttamisesta (GDPR:n 12 artiklan 5 kohdan mukaisesti).

13. Suora markkinointi ja kieltäytyminen postituksesta

Käytämme yhteystietojasi markkinointiviestintään vain, jos olet antanut siihen nimenomaisen suostumuksesi tai jos olet olemassa oleva asiakkaamme ja postitus koskee samankaltaisia tuotteita/palveluita, jotka olet aiemmin ostanut (jälkimmäisessä tapauksessa sinulla on aina mahdollisuus kieltäytyä).

Markkinointiviestit voivat sisältää uutisia tuotteistamme, erikoistarjouksia, alennustietoja, kutsuja tapahtumiin jne.

Viestien muoto ja lähettämistiheys: yleensä lähetämme mainostietoja sähköpostitse (sähköpostilistalle).

Joissakin tapauksissa, jos olet antanut suostumuksesi, voimme lähettää tekstiviestejä ilmoittamaasi puhelinnumeroon tai soittaa sinulle harvoin tarjouksia. Pyrimme lähettämään viestejä kohtuullisin väliajoin, jotta emme ylikuormita sinua viesteillä: keskimäärin enintään muutaman kerran kuukaudessa, ellei kyseessä ole lyhyt kampanja.

Markkinointiviestien kieltäminen: sinulla on oikeus milloin tahansa kieltäytyä vastaanottamasta markkinointiviestejämme. Peruuttaminen on helppoa ja kätevää:

Jokaisessa ROSES24.FI:n sähköpostiviestissä on aktiivinen linkki viestien peruuttamiseen (yleensä viestin alaosassa).
Klikkaa linkkiä, niin poistamme osoitteesi postituslistalta.
Voit myös ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme (sähköpostitse tai puhelimitse, yhteystiedot löytyvät yhteystiedoista) ja pyytää tilauksen peruuttamista – henkilökuntamme hoitaa asian manuaalisesti mahdollisimman pian.
SMS-viestien osalta voit lähettää vastausviestin tekstillä ”STOP” (tai muulla viestissä ilmoitetulla tavalla) tai ottaa meihin suoraan yhteyttä, jotta voimme poistaa numerosi.

Kun olet peruuttanut tilauksen, lopetamme markkinointiviestien lähettämisen sinulle. Huomaa, että peruutuksesta huolimatta voimme silti ottaa sinuun yhteyttä toiminnallisissa asioissa, jotka liittyvät tilauksiisi (esim. tilauksen tilan ilmoitukset, toimitusmuistutukset, asiakaspalvelun vastaukset) – tällaiset viestit eivät ole mainontaa, joten niitä ei voi peruuttaa, kun sinulla on aktiivisia tilauksia tai ratkaisemattomia kysymyksiä.

Jos muutat mielesi myöhemmin ja haluat jälleen vastaanottaa tarjouksiamme, voit aina tilata uutiskirjeen uudelleen (esimerkiksi verkkosivustomme lomakkeella tai ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme).

Voimme suorittaa kevyttä profilointia markkinointitarkoituksiin, esimerkiksi analysoida ostohistoriaasi tai mieltymyksiäsi, jotta voimme lähettää sinulle relevantteja tarjouksia. Tällainen profilointi palvelee yksinomaan mainonnan personointia eikä sillä ole sinulle mitään oikeudellisia seurauksia. Sinulla on oikeus milloin tahansa vastustaa tietojesi käyttöä suoramarkkinointiin ja siihen liittyvään profilointiin (katso vastustamisoikeus edellä). Jos vastustat, lopetamme tietojesi käsittelyn markkinointitarkoituksiin.

14. Yhteystiedot

Kaikissa tämän politiikan, henkilötietojesi käsittelyn ja oikeuksiesi toteuttamisen liittyvissä kysymyksissä voit ottaa meihin yhteyttä sinulle sopivalla tavalla:

Sähköpostitse: [email protected] – tähän osoitteeseen voit lähettää kaikki henkilötietoja koskevat pyynnöt (tietojen saaminen, oikaiseminen, poistaminen, suostumuksen peruuttaminen, valitus jne.).
Puhelimitse: +358 942 727 622. Työaikana asiantuntijamme vastaavat kysymyksiisi. Huomaa, että puhelimessa voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi tai lähettämään virallisen pyynnön kirjallisesti monimutkaisissa tapauksissa (esim. pyyntö tietojen kopioimiseksi).
Postitse: voit lähettää meille kirjallisen pyynnön osoitteeseen: ROSES24SUOMI OY (ROSES24.FI), rekisteröintinumero: 3400085-4, osoite: Atlantinkatu 14, 00180 Helsinki, Suomi.
Ilmoita pyynnön aihe ja yhteystietosi, jotta voimme ottaa sinuun yhteyttä.

Arvostamme luottamusta, jonka osoitat meille antamalla henkilötietosi, ja pyrimme avoimeen vuoropuheluun. Jos sinulla on ehdotuksia tai kysymyksiä tietosuojakäytännöstämme, olemme valmiita käsittelemään ne.

15. Valvontaviranomainen

Henkilötietojen suojasta vastaava valvontaviranomainen Suomessa on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Jos katsot, että rikomme tietosuojaoikeuksiasi ja emme ole vastanneet pyyntöihisi asianmukaisesti, sinulla on oikeus valittaa asiasta valvontaviranomaiselle. Voit ottaa yhteyttä valvontaviranomaiseen seuraavasti:

Verkkosivusto: www.tietosuoja.fi (sivustolla on tietoa ja lomakkeita valitusten tekemistä varten). Sähköposti: [email protected] Puhelin: +358 29 566 6700 Postiosoite: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki, Suomi

Tietosuojavaltuutettu käsittelee valituksesi ja tarvittaessa tutkii asian. Toivomme, että tällaisia tilanteita ei synny, ja kehotamme sinua ottamaan ensin yhteyttä meihin – teemme parhaamme ratkaistaksemme ongelmasi ilman oikeudenkäyntiä.

16. Tietosuojakäytännön muutokset

Tarkistamme säännöllisesti ja päivitämme tarvittaessa tätä käytäntöä toimintamme tai lainsäädännön vaatimusten muutosten mukaisesti. Käytännön viimeisin versio on aina saatavilla verkkosivustollamme ROSES24.FI (kohdassa ”Tietosuojakäytäntö”).

Merkittävistä muutoksista (esim. jos alamme käsitellä tietojasi uusiin tarkoituksiin, jotka edellyttävät suostumustasi) ilmoitamme sinulle lisäksi verkkosivuston kautta tai muilla viestintäkanavilla (esim. sähköpostitse).

Käytäntö on päivitetty viimeksi 5. toukokuuta 2025. Jos käytäntö on päivitetty tämän päivämäärän jälkeen, aiemmat versiot ovat saatavilla pyynnöstä. Suosittelemme, että luet tämän osion säännöllisesti, jotta pysyt ajan tasalla siitä, miten ROSES24.FI suojaa tietojasi.

Kiitos, että luotat ROSES24.FI:hin. Teemme kaikkemme, jotta vuorovaikutuksesi kanssamme olisi paitsi miellyttävää myös turvallista henkilötietojesi kannalta.